Правно основание
  • чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване (КСО);
  • чл. 22, ал.1 от Инструкция № 5 от 30.06.2005 г. за приемане и съхраняване на ведомости за заплати и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемник.
Цел

Удостоверението се издава за да послужи пред Агенцията по вписванията за заличаване на осигурителя.

Страни по процедурата
  • Съответното териториалното поделение на Националния осигурителен институт (ТП на НОИ);
  • Лицето, представляващо осигурителя – лично или чрез упълномощено от него лице, съгласно чл. 18 от АПК;
  • Лицата по чл. 5, ал. 10, изр. посл от КСО;
  • Наследници на починалия едноличен търговец, едноличен собственик на търговско дружество или физическо лице – осигурител.
Необходими документи

Към заявлението за издаване на удостоверение се прилага:

  • за юридическите лица с нестопанска цел (ЮЛНЦ) – удостоверения от регистъра на ЮЛНЦ към съответния окръжен съд;
  • за едноличните търговци, търговските дружества, ЮЛНЦ и кооперациите, обявени в несъстоятелност – съдебно решение за обявяване в несъстоятелност (оригинал или заверено копие) със заверка за дата на влизане в сила;
  • удостоверение за наследници, в случай че заявлението се подава от наследник;
  • копие на пълномощно, в случай че заявлението се подава от упълномощено съгл. чл. 18 от АПК лице (оригиналът на пълномощното се представя само за заверка на копието). Пълномощното следва да е с нотариална заверка на подписа, когато пълномощникът е лице, извън представителство по закон или извън следните изброени лица: адвокатите; родителите, децата или съпругът; юрисконсултите или други служители с юридическо образование в учрежденията, предприятията, юридическите лица и на едноличния търговец; областните управители, упълномощени от министъра на финансите или от министъра на регионалното развитие и благоустройството, в случаите по чл. 31 ГПК; други лица, предвидени в закон.
Вътрешен ход на административната услуга
  1. Подаване на заявление за предаване на ведомостите за заплати и трудовоправните документи, и издаване на удостоверение за заличаване дейността на осигурител.

Заявление за предаване на ведомостите и издаване на удостоверение за заличаване дейността на осигурител се подава в ТП на НОИ, на чиято територия е седалището на осигурителя. Физическите лица – осигурители подават заявление по постоянен адрес, а едноличните търговци – по постоянния си адрес или по седалището им.

Ведомостите за заплати и трудовоправните документи могат да се предават и в съответния регионален архивен център (РАЦ), като в този случай осигурителят подава заявление в свободен текст с мотиви, относно искането за предаване на документите в РАЦ.

Когато през продължителни периоди от време осигурителят е осъществявал дейност на територията на ТП на НОИ, различно от ТП на НОИ по седалището му, документите могат да бъдат предадени в ТП на НОИ на чиято територия е осъществявана дейността. За целта осигурителят – юридическо лице или едноличен търговец, следва да подаде заявление в свободен текст за промяна на ТП на НОИ, в което да се осъществи приемателно-предавателната процедура. В заявлението се вписва информация за  населеното място, на чиято територия се е провеждала дейността. Заявлението се подава едновременно със заявлението по чл. 5, ал. 10 от КСО в ТП на НОИ по седалище на осигурителя. Промяната на ТП, в което да бъдат предадени ведомостите за заплати и трудовоправните документи се извършва след издадена заповед от управителя на НОИ.

Заявлението за предаване на ведомостите е утвърден образец, който може да се изтегли от сайта на НОИ – www.nssi.bg, раздел „Формуляри“ или да се получи на място в ТП на НОИ или регионален архивен център.

Заявлението се подава от лицето, представляващо осигурителя – лично или чрез упълномощено от него лице, съгласно чл. 18 от АПК; лицата по чл. 5, ал. 10, изр. посл от КСО; наследници на починалия едноличен търговец, едноличен собственик на търговско дружество или физическо лице – осигурител.

Заявлението се подава по следните начини:

  • по електронен път, като се използват средствата за електронна идентификация: квалифициран електронен подпис (КЕП) или персонален идентификационен код (ПИК), издаден от НОИ, през:

- Единния портал за достъп до електронни административни услуги;

- Системата за сигурно електронно връчване (ССЕВ) на Държавна агенция „Електронно управление”;

- Официалния сайт на НОИ – електронната услуга Издаване на удостоверение на осигурител, който няма наети лица и не води/липсват ведомости за заплати и трудовоправни документи – когато осигурителят няма наети лица и не води/липсват ведомости за заплати и трудовоправни документи;

- Официалния сайт на НОИ - Формата за контакт с НОИ с достъп до персонални данни, с прикачен файл на образеца на заявление;

  • на място в съответното ТП на НОИ или регионален архивен център;
  • на хартиен носител чрез лицензиран пощенски оператор.

 

  1. Задължително се извършва:
  • пълна финансова ревизия по разходите на ДОО – от контролните органи на НОИ;
  • проверка от контролните органи на НОИ относно декларирани в заявлението обстоятелства;
  • предаване на ведомости за заплати и трудовоправни документи. Приемат се само документи, обработени според изискванията на раздел II от Инструкция № 5 от 30.06.2005 г.

 

III. Предварителна обработка на подлежащата на предаване документация

Длъжностните лица по дейността на осигурителния архив извършват предварителни консултации по начина на обработка на документите на хартиен носител, както следва:

  1. Ведомости за заплати.

Техническата обработка на делата се състои в:

а) подреждане на документите по вид и хронология – При отваряне на делото месеците са в последователност от 01 до 12;

б) номериране – Делата се номерират в горния десен ъгъл на листа така, че да не се  засяга текста. Отделен номер получава всеки лист, върху който има текст на лицевата или на обратната страна, независимо дали този текст е цялостен или частичен. Не се номерират празните листове, листовете разделители и обвивките на делата. Листовете от всякакъв формат, пришити от единия край, независимо от сгъването им се номерират като един лист. Сгънати и пришити през средата листове, се номерират като два листа;

в) оформяне на заглавна страница – При оформяне на заглавна страница на делото се посочват:

- пълното наименование на осигурителя, а в скоби и съкратеното, ако има такова, и ЕИК/БУЛСТАТ; При промени в наименованието на осигурителя, първо се посочва наименованието, което е имал към момента на съставяне на документите. В хронологичен ред се изброяват промените в наименованието и ЕИК/БУЛСТАТ с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.

- заглавието на делото според вида на документите в него;

- началните и крайните дати на документите в делото;

г) заверителен надпис - В края на всяко дело се поставя заверителен надпис, в който се вписва броят на листовете на делото (с цифри и думи). Отбелязват се характерните особености на документите. Заверителният надпис на книговезки подвързаните документи се прави на вътрешната страна на корицата.

Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочват длъжността му и датата на съставяне.

Следва да се извърши и почистване от метални крепители.

д) опис – След оформяне на делата се съставя опис.

  1. Заповеди, свързани с трудовата дейност.

Необходима е подредба по азбучен ред на трудовоправните документи: Трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за назначаване, допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения.

 

  1. IV. Прием на документи в електронен вид

От началото на 2021 г. в ТП на НОИ се извършва прием на ведомости за заплати и трудовоправни документи, създадени, водени и съхранявани от осигурителя само в електронен вид.

Информация относно изискванията към формата, качеството, наименованията и организацията на електронните документи и електронните подписи се намира в Приложение № 1 към чл. 14а от Инструкция №5/2005 г.

Документите задължително се подписват с квалифициран електронен подпис (КЕП) от лице, представляващо осигурителя.

Осигурителят следва да представя и декларация, в която са описани всички електронни подписи, с които са подписани документите. Декларацията е свободен текст и не е необходима нотариална заверка.

 

Удостоверението се издава след приключване на проверката от контролните органи на НОИ. Срокът на валидност на удостоверенията е дванадесет месеца, считано от дата на издаването.

Образци на необходимите документи – заглавна страница на дело, опис и заверителен надпис може да се изтеглят от сайта на НОИ, раздел „Формуляри”, или да се получат на място във всяко териториално поделение на НОИ или регионален архивен център.