Въпроси и отговори, свързани с издаване на удостоверения за прекратяване дейността на осигурителя (чл. 5, ал. 10 от КСО)

Удостоверението за прекратяване дейността на осигурителя се издава след извършена проверка по разходите на ДОО, съгласно чл. 30 от Инструкция № 1 от 03.04.2015 г. за реда и начина за осъществяване на контролно-ревизионната дейност от контролните органи на Националния осигурителен институт.

Предаването на ведомости за заплати и трудовоправни документи се извършва въз основа на подадено заявление по образец в ТП на НОИ (регионален архивен център) със съответните приложени документи: за юридическите лица с нестопанска цел (ЮЛНЦ) – удостоверения от регистъра на ЮЛНЦ към съответния окръжен съд; за едноличните търговци, търговските дружества, ЮЛНЦ и кооперациите, обявени в несъстоятелност – съдебно решение за обявяване в несъстоятелност (оригинал или заверено копие) със заверка за дата на влизане в сила. Повече информация по процедурата може да намерите в  рубрика "Физически лица/Осигурителен архив" на сайта на НОИ.

НОИ издава удостоверения по чл. 5, ал. 10 от КСО при:

• заличаване на търговци, юридически лица с нестопанска цел и техните   клонове от съответните регистри;
• заличаване на едноличен търговец, по чиято партида в Търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел е  вписано прехвърляне на търговско предприятие без едновременното му заличаване с прехвърлянето.

НОИ не издава удостоверения по чл. 5, ал. 10 от КСО при:

• прехвърляне на търговско предприятие по чл. 15 от Търговския закон;
• прехвърляне на търговско предприятие, когато едновременно с него е заявено и заличаване на отчуждителя – едноличен търговец.

Заявлението може да се подаде по електронен път с въвеждане на персонален идентификационен код (ПИК) за физическите лица с ЕГН/ЛНЧ, идентификационен код на осигурителя (ИКО) за лицата с БУЛСТАТ/ЕИК или чрез квалифициран електронен подпис (КЕП).

От началото на 2021 г. в ТП на НОИ се приемат ведомости за заплати и трудовоправни документи в електронен вид, които са съставени, водени и съхранявани от осигурителя само като електронни документи. В този случай се съблюдава изпълнението на следните условия: ведомостите за заплати – да са съставени след 01 януари 2002 г., а трудовоправните документи – да са съставени след 01.01.2017 г.

Когато през продължителни периоди от време осигурителят е осъществявал дейност на територията на ТП на НОИ, различно от ТП на НОИ по седалището му, документите могат да бъдат предадени в ТП на НОИ на чиято територия е осъществявана дейността. За целта осигурителят – юридическо лице или едноличен търговец, следва да подаде заявление за промяна на ТП на НОИ, в което да се осъществи приемателно-предавателната процедура. Заявлението се подава едновременно със заявлението по чл. 5, ал. 10 от КСО в ТП на НОИ по седалище на осигурителя. Промяната на ТП, в което да бъдат предадени ведомостите за заплати и трудовоправните документи се извършва след издадена заповед от управителя на НОИ.

Писмено заявление по образец, който може да се изтегли от раздел "Формуляри/Формуляри и образци за осигурителен архив" на интернет страницата на НОИ, или да се получи на място в териториално поделение на НОИ или регионален архивен център.

Към заявлението се прилагат:

• за прекратените юридически лица с нестопанска цел – удостоверения от регистъра на ЮЛНЦ към съответния окръжен съд;
• за ЕТ, търговските дружества, ЮЛНЦ и кооперациите, обявени в несъстоятелност – съдебно решение за обявяване в несъстоятелност (оригинал или заверено копие) със заверка за дата на влизане в сила.

Едноличните търговци подават заявление за предаване на ведомостите по постоянния си адрес или по седалището им.

Осигурителят следва да подаде заявление в 30-дневен срок от датата на прекратяване на дейността.

Няма установен ред, но се препоръчва първо лицето да се снабди с документа от НОИ.

Срокът на валидност на удостоверението по чл. 5, ал. 10 от КСО е дванадесет месеца, считано от датата на издаването.

В случаи, когато издаденото удостоверение е с изтекъл срок на валидност при неприключила процедура по заличаване на осигурителя е необходимо да се подаде ново заявление в съответното териториално поделение на НОИ. След извършване на проверка от контролните органи на ТП на НОИ за актуално състояние към датата на новото заявление се издава удостоверение със срок на валидност дванадесет месеца от датата на издаването му.

В осигурителния архив на НОИ се приемат за съхранение както ведомостите за заплати на прекратения осигурител, така и трудовоправните документи, вкл. неполучените от лицата трудови и осигурителни книжки.

Подлежащи на предаване в ТП на НОИ са следните документи:

Ведомости за заплати и трудовоправни документи на осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и документи, въз основа на които се установява стаж и доход на лицата, работили в организациите по Закона за собствеността и ползването на земеделските земи.

Когато възнагражденията са изплащани по банков път, към ведомостите се прилагат:

• платежни нареждания с приложен списък с имената на служителите, подписан от представителя на осигурителя;
• фишове за възнаграждения и други документи, удостоверяващи начисляването или изплащането на възнагражденията.

Трудовоправни документи:

• трудови договори;
• допълнителни споразумения;
• заповеди за назначаване;
• допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване;
• заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни годишно;
• заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения;
• трудови книжки;
• издадени удостоверения;

- протоколи за приети и изплатени възнаграждения от осигурители в   несъстоятелност;

- други документи, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и доход, категория труд на лицата и др.

Законоустановеният срок за извършване на проверка от контролните органи на ТП на НОИ е 30 дни, като на проверка подлежат всички осигурители.

Регионални архивни центрове, в които се съхраняват ведомости на повече от едно ТП на НОИ